2014年7月18日 星期五

上台的技術-如何精準的控制時間

上台的技術-如何精準的控制時間


回想一下,您平常看到別人上台時,投影片都是準備太多?還是太少?

我想大部份看到狀況,都是「投影片太多」吧?這表示大部份人上台時,在原本的預定時間內,想說的內容都講不完!就好像我們先前遇到的學員 Amy 一樣,她花了許多時間,整理了這一季的工作簡報,準備跟主管說明她一季的工作重點,結果由於準備太用心,資料準備過多,再加上事前沒時間演練。正式上台時,投影片都還沒有講到一半,報告的15分鐘時間已經到了。她還想談這份報告的重點時,只見主管示意她停止報告,並且告訴她「這份報告看不到重點!」,Amy 看了一下主管,有點難過的低下了頭。她真的花了很多的時間準備 …。


沒錯,這是上台報告經常遇到的狀況,內容太多講不完,或在時間內無法完呈現重點。很多人可能想「講不完就講不完,延長時間就好了?」,但是有很多場合,是無法延長時間的!例如在公司內部,老板不見的有耐心,聽您超時報告。而外面像 TED或 DEMO Show 這種場合,更是要求精準的時間控制,一邊簡報一邊還有計時器。因此如何抓好上台的時間,是非常重要的技巧。

我的經驗是:上台時間越短,時間控制就要越好。例如時間短的簡報,就需要精準的時間控制。而像授課或演講,整體時間長度較,則時間控制的難度,相對會比較小。在過去不論是 10分鐘簡報,或是1個小時的演講,我總是能精準的控制時間,可以精準在時間到那一分結束,很多朋友很好奇我是怎麼作到的,以下就是幾個重要的袐訣:

1.事前演練

我們一直強調,事前演練是非常重畏的關鍵。只要事前找個朋友彩排一下,您就會事先發現時間安排有沒有問題,到底是過短,還是過長,馬上就知道!

幾年前有一組學生請我指導簡報,帶了 88 張投影片來,重點是他們被要求10分鐘內報完!我請他們先演練一下,馬上就看到時間安排上的問題。就這樣邊練邊改,最後這組學生拿到了跨校簡報比賽的冠軍。重點在於事先演練,事先修正!這是不變的袐訣!


2.設定段落時間控制點

每一段大概要講多久,事先要有個底。開場多久?每段重點分配的時間?結尾多久?常遇到的問題是前段跟中段講太久,進入後段卻因時間不夠草草結束。因此要在一開始就設定段落控制點,如果時間落後了,才知道那些段落可以加速或捨棄,這也是一個重要的技巧。


3.準備一個計時器

現場應該要有一個時鐘或計時器,讓您可以看到時間的經過。有時我也會用手機或 iPad 當計時器,更精準的控制時間。提醒您-不要相信自己的直覺或第6感,當您人在台上的時候,對時間的感受常常是扭曲的,準備一個計時器或時鐘,才是最佳解決之道!


4.比預期再少一點

建議大家把預定的內容,再少準備一點,再砍掉一些不必要的重點(這很難!),把簡報焦點集中您最想強調,最重要的地方。不要試圖講很快,講很多,而是要講的有重點,能達到您上台目標才重要。

把您準備好的內容,再砍掉 10%,當成餘裕或彈性的空間。好好講,不要急!如果您真的作足準備,您會發現少了這個 10% ,您卻會發揮的更好啊!相信我,只要您談的東西是有內容,有重點!台下很少會抱怨您提早結束的!(您也可以把最後的時間留作 Q&A,或是進行討論)


5.投影片張數不等於時間

投影片的數量與時間長度沒有必然的關係,像是高橋流(大文字流),或是全圖像的作法,投影片都會切的蠻快的,也讓台下覺得整個簡報節奏很流暢。投影片的數量,只是不同簡報型式的選擇,但是投影片越多,表示要花更多時間練習,才能切換的更流暢!


以上這 5 個袐訣,希望能幫助大家未來時間控制的更好,我自己曾在 20 分鐘內,包含與現場的互動及演練,合計講完了 110張投影片,重點是觀眾一點都不會覺得匆促。這可能是因為我事前花了很多時間,作了大量的演練。在現場連我自己也覺得時間非常充裕,就像電影末代武士裡的湯姆克魯斯,在經過大量劍術訓練後,覺得敵人的劍像是靜止一樣,可以看清楚每一個動作。如果大家能在上台前多練習幾次,抓一下時間,相信也可以擁有最佳的表現!
時間雖然是限制,也是資源!是如何有限的資源下,作出最好的發揮,才是每個人需要追求的功課啊!

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